Resturlaub am Jahresende – wann er wirklich verfällt.

Vielen Beschäftigten wird erzählt, dass sie ihren Resturlaub bis zum Jahresende nehmen müssen, da er sonst verfällt. Allerdings ist das nur unter bestimmten Voraussetzungen zutreffend. Was Arbeitnehmer beachten müssen und welche Rolle die Mitwirkung der Arbeitgeber spielt:

„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.“ So heißt es in § 7 Abs. 1 S. 1 Bundesurlaubsgesetz. Wie so oft hilft ein Blick ins Gesetz, genügt aber für die Praxis nicht. Zum einen muss der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten gerecht werden, damit ein Urlaubsanspruch tatsächlich verfällt. Dazu gehört zum einen, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzt, den Urlaubsanspruch auch wahrnehmen zu können. Zum anderen hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zum Wahrenehmen des Urlaubs aufzufordern und ihn rechtzeitig auf den Verfall zum Jahresende hinzuweisen. Den Arbeitgeber trifft dabei die Beweislast. Missachetet der Arbeitgeber seine Hinweisobliegenheit, wird der nicht zum 31.12. erloschene Urlaub dem zum Folgejahr entstandenen Urlaub hinzuaddiert.

Urlaubsübetragung: Wann und wie ist sie möglich?

Gemäß § 7 Abs. 1 S. 2 BUrlG ist eine Urlaubsübertragung ins nächste Jahr nur dann statthaft, „wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“. Wenn einer der unten beispielhaft aufgeführten Gründe vorliegt, überträgt sich der Urlaubsanspruch kraft Gesetz, also automatisch, auf das erste Quartal des Folgejahres. Allerdings auch mit der Maßgabe, dass er grundsätzlich nur bis zum Ablauf des 31.03. gewährt und genommen werden kann.

Worauf es als Arbeitgeber ankommt

Das Erfüllen der Mitwirkungsobliegenheiten ist der wichtigste Punkt für Arbeitgeber beim Thema Urlaubsanspruchsverfall. Hierbei ist zu beachten, dass er sich auf den Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen muss. Eine Mitteilung in Textform ist zwar ausreichend, pauschale Hinweise auf den Verfall in Auhängen, Merkblättern oder Rundmails sind jedoch ungenügend. Außerdem muss der Arbeitgeber in der Lage sein, nachzuweisen, dass er den Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt, den Urlaubsanspruch wahrnehmen zu können. Dabei muss der Arbeitnehmer in der Position sein, frei über das Wahrnehmen des Urlaubs entscheiden zu können.

Dauerhaft arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer

Damit sich die Urlaubsansprüche fortlaufend arbeitsunfähig erkrankter Arbeitnehmer nicht bis ins unermessliche addieren, galt bis vor kurzem die Rechtssprechung, dass sie mit Ablauf des 31.03 des zweiten Folgejahres indem sie angefallen sind ohne weiteres verfallen. Daher stammt die sog. 15-Monatsfrist. Diese Rechtsprechung wurde jedoch im Jahr 2022 durch eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes abgelöst. Seit dem gilt, dass Arbeitgeber auch bei dauerhaft arbeitsunfähigen Arbeitnehmern ihre Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen, damit der Anspruch verfallen kann. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer zunächst innerhalb des Urlaubsjahres gerarbeitet hat und dann dauerhaft arbeitsunfähig erkankt. In diesem Fall müsste der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten zuvor erfüllen, damit der Anspruch nach Ablauf der 15-monatigen Übergangsfrist verfällt. Etwas anderes gilt allerdings, wenn die Nichterfüllung der Mitwirkungsobliegenheit nicht kausal dafür war, dass der Arbeitnehmer den Urlaub nicht wahrgenommen hat. Zum Beispiel weil er über den den gesamten fünfzehnmonatigen Zeitraum durchgehend arbeitsunfähig war. Dann verfällt der Anspruch auch ohne Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten.